Эта задолженность образуется, например, когда товар уже отгружен клиенту, но тот еще не расплатился. Или сотруднику был выдан заем. Переплата по налоговым обязательствам тоже будет относиться к дебиторской задолженности.

Что общего у дебиторской задолженности с кредиторской?

Общего у них только то, что это долги. Но, в отличие от дебеторской, кредиторская задолженность, это когда предприятие само числится в должниках у кого-либо: у банков по предоставленному кредиту, у поставщиков по оплате полученных товаров, услуг и работ, у бюджета по начисленным налоговым обязательствам.

Когда возникает дебиторская задолженность?

В тот момент, когда стороны не могут в один и тот же момент исполнить обязательства по отношению друг к другу. Например, компания отгрузила продукцию, а покупатель еще не перевел за нее деньги. Такая ситуация может продлиться всего пару часов, а может растянуться на годы.

Какая бывает дебиторская задолженность?

По сроку погашения:

• долгосрочная: срок оплаты долга наступает более, чем через год;
• краткосрочная: срок оплаты долга наступает в течение года.

По сроку погашения обязательств:

• нормальная: срок погашения еще не истек (например, работы заказчику выполнены, но он должен заплатить за них в течение пяти дней);
• просроченная: срок погашения уже истек (например, спустя две недели за работы заказчик так и не расплатился);

По основанию образования:

• покупатели: когда товар поставлен, а оплата еще не пришла;
• поставщики: когда предприятие сделало предоплату, но еще не получило продукцию;
• государство: когда предприятие переплатило по налоговым обязательствам;
• сотрудники: когда предприятие выдало работнику заем;
• учредители: когда учредитель еще не выкупил свою долю в уставном капитале.

По вероятности погашения:

• сомнительная: задолженность, у которой отсутствует обеспечение (залог, банковская гарантия, поручительство);
• безнадежная: когда по задолженности истек срок исковой давности, также когда должник ликвидирован и приставы не могут взыскать долг или когда налоговая сама ликвидировала компанию-должника.

Как управлять дебиторской задолженностью?

Чем опасна дебиторская задолженность? Если безнадежной «дебиторки» становится слишком много, компания лишается оборотных средств и недополучает прибыль. Недостаток оборотных средств приводит к тому, что становится не на что покупать сырье, производить продукцию, нечем платить налоги, зарплату, кредитные платежи. Это приводит к убыткам, а там недалеко и до банкротства. Поэтому задача любого профессионального менеджера состоит в том, чтобы возвращать долги, но в первую очередь – заранее предотвращать образование задолженности и превращения ее в безнадежную. Комплекс мер, направленных на это и называется управлением дебиторской задолженностью.

Какими инструментами можно управлять «дебиторкой»?

• Инветаризация. Это систематическая проверка дебиторской задолженности с целью выявить сомнительную и безнадежную. Инветаризация проводится в обязательном порядке в случае выявления кражи, при ликвидации компании и перед годовым отчетом. По итогам инвентаризации составляется специальный документ – акт сверки расчетов.
• Выявление даты погашения. По бухгалтерским документам определяются сроки погашения образовавшейся задолженности: сверяются даты, указанные в договорах с фактической отгрузкой. Затем должникам рассылаются письма с напоминанием об оплате.
• Определение целесообразности взыскания долга. Вполне может быть, что затраченные трудочасы на взыскание долга, оплата судебных издержек и услуг юристов не сопоставимы с суммой самой задолженности.
• Проверка платежеспособности должника. Если на должника заведено дело о банкротстве, нужно срочно попасть в реестр кредиторов. Проверить, не подан ли на него иск о банкротстве, можно в картотеке арбитражных дел.

Как предотвратить образование дебиторской задолженности?

Дебиторы проверяются еще на стадии заключения сделки. А сам договор стоит составить так, чтобы тянуть с оплатой было невыгодно, например, можно прописать в нем пени за каждый день просрочки платежа.

При этом объем просроченной «дебиторки» следует держать под контролем и своевременно направлять претензионные письма неплательщикам.

Кроме того, просроченные долги следует взыскивать через суд.

Но вместо того, чтобы потом думать, как взыскивать дебиторскую задолженность, лучше не запускать ситуацию и отслеживать ее размеры. Нужно вовремя сверяться по платежам, направлять письма должникам с напоминанием об оплате. Словом, не забывать о своих активах и рационально их использовать.