Новосибирским компаниям запретят использовать бумажные документы

С 2026 года российский бизнес ждет ключевой этап цифровизации: обязательный переход на электронные первичные документы и регистры бухучета. Основой для этого служит Приказ Минфина № 61н, который уже утвердил десятки новых электронных форм. Хотя до дедлайна еще есть время, готовиться стоит уже сейчас — это позволит провести переход плавно, без операционных сбоев и финансовых рисков.

Государство задает четкий вектор: приоритет за электронным документооборотом (ЭДО). Бумажные документы останутся лишь как исключение — например, при отсутствии технической возможности или в особых случаях, оговоренных законом.

— Прямого штрафа за неприменение ЭДО пока нет, но ответственность за полное отсутствие первичных документов или регистров никуда не делась. Руководитель и главный бухгалтер по-прежнему рискуют получить штраф, — пояснила Infopro54 директор бухгалтерской компании «Консальдо» Наталья Метальникова.

Эксперт сформулировала план действий для бизнеса на 2025 год, чтобы встретить изменения во всеоружии:

— Примите стратегическое решение и зафиксируйте его. Определите точную дату, с которой ваша компания начнет работать с новыми электронными документами. Это отправная точка для всех последующих изменений.

— Обновите учетную политику. Это главный документ, который регламентирует вашу бухгалтерию. В него необходимо внести раздел, подробно описывающий:

• Какие электронные формы вы применяете.
• Порядок их формирования, подписания и обмена с контрагентами.
• Кто из сотрудников уполномочен подписывать документы электронной подписью.

— Пересмотрите и актуализируйте график документооборота. Этот внутренний регламент нужно привести в соответствие с новыми реалиями. Уберите из него устаревшие бумажные формы и замените их на новые электронные. Если вы планируете применять некоторые формы досрочно — также отразите это в графике.

— Обеспечьте техническую и организационную готовность:

• Назначьте сотрудников, ответственных за подготовку и подписание электронных документов.
• Обеспечьте их квалифицированными электронными подписями и доступом к учетным системам.
• Обновите справочники в вашей бухгалтерской программе, чтобы в них были новые обязательные реквизиты.

— Единого унифицированного шаблона для графика документооборота не существует, поэтому вы можете и должны разработать его под специфику вашей компании, — подчеркивает Наталья Метальникова.

Эксперт напомнила, что государство не оставляет бизнес наедине с нововведениями. Минфин регулярно публикует подробные разъяснения и примеры заполнения новых форм, а Казначейство обновляет инструкции для работы в системе «Электронный бюджет». Она рекомендовала пользоваться этими материалами, чтобы избежать ошибок.

— 2025 год — это не время для выжидания, а стратегическое окно возможностей для подготовки. Грамотное планирование и последовательное выполнение описанных шагов позволит вашему бизнесу не просто соответствовать требованиям закона, но и повысить эффективность документооборота, сократив издержки на бумагу и рутинные операции. Начните действовать сейчас, чтобы завтра изменения стали вашим конкурентным преимуществом, — советует Метальникова.

Ранее редакция сообщала о том, что новосибирскому бизнесу рекомендовали учитывать в договорах повышение налогов в 2026 году.